Plusieurs messages d’accueil efficaces et personnalises paraissent essentiels au succes d’un centre d’appel. Ils vont pouvoir Realiser la difference entre offrir une experience client inadequate et aller au-dela des attentes des clients.
Voici donc une liste de 10 phrases type Afin de vous aider a reussir votre accueil telephonique et booster votre relation client !
1. Repondre a 1 appel professionnel
Un message d’accueil reste constitue de trois parties, a savoir nos mots tampons, le nom de ce boutique, le nom de ce service et votre nom.
Une phrase tampon peut etre du genre « Bonjour » ou « Bonjour, merci d’avoir appele notre societe » Dans l’optique de preparer le terrain pour l’appel. Toutefois, il s’agit d’une information moins importante que des 2 autres parties.
Dans les faits, il pourrait etre preferable de suivre la phrase tampon avec le nom de votre entreprise ou de ce service, puis ce nom.
Pour que l’appelant suppose que vous alliez l’aider si vous lui repondez au portable, sans que vous le lui demandiez, vous pourrez affirmer :
« Bonjour, (le nom de votre societe), c’est Andre du service (votre service). »
2. Mettre 1 appel en attente
Souvent, vous ne pouvez nullement repondre d’emblee a chacune des personnes qui vous appellent. Di?s lors, assurez-vous de faire savoir a ces appelants pourquoi vous devez des mettre en attente, demandez-leur s’ils peuvent patienter et attendez leurs reponses.
Les appelants detestent qu’on un ordonne d’attendre sans i?tre capable de controler ca. S’ils ne semblent pas en mesure d’attendre, repondez a leurs besoins en leur proposant des options, comme 1 rappel.
Vous pourrez entre autres un dire :
« Je vais devoir chercher plus d’informations a sujet dans notre base de precisions. Ca peut me prendre certains minutes. Puis-je mettre l’appel en attente ? »
3. Remercier l’appelant Afin sites de rencontre sobres gratuits de sa propre mise en attente
Lorsqu’un appelant est mis en attente, ou lorsqu’il est directement place dans une file d’attente, c’est extri?mement probable qu’il soit frustre. Le meilleur moyen d’apaiser cette frustration est de mettre l’appel sur une voie positive en lui remerciant.
Vous pouvez comme affirmer :
« Bonjour, merci d’avoir attendu. (nom de ce societe), c’est Andre du service (votre service) ».
4. Monogrammer l’appel
C’est une chose que des equipes du centre d’appels negligent souvent. En realite, les gens aiment entendre un nom. N’hesitez donc pas a l’utiliser Afin de donner votre ton positif a l’appel.
Vous pourrez se servir de une formule du genre :
« Bonjour (nom de l’appelant). Je m’appelle (votre nom), je serai heureux de vous aider. ».
Se servir de le nom de la personne qui appelle et le dire convenablement est un possible efficace de lui faire savoir que vous avez l’intention de l’aider. Cela indique a la interlocuteur que vous etes pret a prendre du temps pour lui rendre un bon service.
5. Eviter les excuses
Vous devriez aussi savoir que les personnes qui vous appellent veulent des solutions, jamais des excuses.
Mais quelles seront les excuses qui derangent le plus les representants ?
Evitez notamment les phrases du type « Nos ordinateurs seront au garage » ou « Desole, mais c’est notre politique ».
Vous devez prendre la responsabilite de la totalite des appels auxquels vous repondez et dire a vos appelants que vous avez l’intention de les aider. Vous devez egalement etre en mesure de les guider vers le bon service ou la solide personne qui pourra leur fournir une option adequate.
Plutot que de dire a un client : « Ce n’est jamais mon service », voila une meilleure facon de proceder.
Choisir entre autres la phrase suivante :
« Bonjour (nom de l’appelant). Pour resoudre ce probleme, vous allez devoir parler a (nom d’la personne responsable). Je suis au departement service-client, ainsi, je peux vous mettre en relation. Au cas ou nous serions deconnectes, le 06 du responsable reste (numero de la personne responsable). Pouvez-vous patienter un moment ? »